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こんにちは、三上です。

 

今回は、会社や個人事業主が経費削減を実現するためのアイデアを【77個】集めてみました。それぞれに簡単な解説を加えていますので、ぜひ、やりやすいものから実際にやってみてください。

また、ブログに掲載した77個に、さらに34個を加えた、合計111個の経費削減アイデアを掲載した無料E-Bookも別途用意しました実際の手続きなども追加のうえ再編集していますので、こちらもぜひダウンロードしてみてください。

さらにアイデア34個を追加した【経費削減アイデア111選】のダウンロードはコチラ!
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第一章:まずは『経費削減』のための前提となる事項をチェック!

この章では、「これが整っていないと経費削減施策を実施したとしても効果が半減してしまう!」という事項を4個にまとめています。まずは、最初に目を通してみてください。

 

【1】社長は、“社長と従業員の間にはモチベーションのギャップがある”ことを理解しよう

まず大原則として、『経費削減』に対する社長(あるいは経営陣)と従業員のモチベーションの高さは全く異なります。

社長は“会社の”利益を増やすことが仕事なので、経費削減に対しては直結するモチベーションがあります。一方で、従業員にとっては、経費削減ができたからといって、従業員自らの利益(ex.給料アップ)に直結するわけではありません。

このギャップを理解したうえで経費削減プロジェクトを立ち上げないと、その効果は全く異なったものになってしまいます。

 

【2】社内で、“利益を生み出すという意味では売上アップも経費削減も一緒である”という認識を徹底しよう

売上アップは重要です。それは、売上が利益の源泉となるからです。この点に異論はないでしょう。

しかし、利益を生み出す方法は売上アップだけではありません。利益とは、

 利益=売上-費用

と表現できます。つまり、経費という費用を減らすこと、すなわち経費削減も利益を生み出すための立派な方法です。

  • 利益を生み出す方法①:利益↑=売上↑-費用
  • 利益を生み出す方法②:利益↑=売上-費用↓

しかも、売上はそれを上げるためは費用が生じますが(ex.40円でモノを仕入れて100円で売れば、手元に残るのは差額の60円)、経費は削減した分だけ利益が生み出される(ex.100円の経費を削減すれば、手元に100円が残る)ので、取組みが利益の獲得に直結するのです。

 

【3】すべての部門が一丸となって利益を生み出そうとする組織作りをしよう

上記【1】とも関係しますが、組織の中の一部の人たちだけが頑張ったところで(ex.社長だけが頑張る)、その効果には限界があります。

経営陣も従業員も、営業部門も管理部門も、『経費削減』という目標に向かい、それが達成されたあかつきにはその恩恵を受けられるような仕組みを作っておくことが大切です。

 

【4】減点方式で評価する組織の経費削減は進まない、加点方式で評価する組織の経費削減は進む

組織が大きくなればなるほどこの傾向が目立ちがちなのですが、現状に問題点がある場合(ex.無駄な経費を支出し続けている)、その改善よりも責任追及に重きが置かれる(ex.その支出を決めたのは誰か、それに気づかなかったのは誰か、支出し続けているのを見逃していたのは誰か)ような組織があります。

『経費削減』の取り組みとは、ある意味、今までの不効率・不注意をあぶり出す取り組みです。

責任追及を恐れ、『経費削減』の芽が隠蔽されてしまうような社内の雰囲気となっていないか注意しましょう。

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第二章:今すぐチェック!簡単に取り組める経費削減方法

総務部や経理部などの管理部門を主体に、簡単に取り組める経費削減方法を集めました。

 

【5】社内利用を目的とするコピー・印刷には裏紙を使おう

社内のみで使う資料には、使用済み資料の裏紙などを使いましょう。印刷用紙代金の節約になります。

但し、重要情報が記載された用紙などを使ってしまわないように注意しましょう。特に、社員の個人情報などは社内であっても慎重な取り扱いが必要です。

また、自社の会議室内で利用する場合であっても、お客様と打合せをする際などに裏紙を使ってしまわないように社員教育を徹底しておきましょう。

 

【6】社内利用目的でのコピー・印刷には値段の安い紙を使おう

社内会議で使う資料、お客様に出す資料、お客様に出す資料でかつ重要な場面で用いる資料、では当然ながら用いるべき紙は変わります。

使う場面に合わせた紙を用いるという意識を持ちましょう。

 

【7】コピーや印刷は原則的に白黒で、カラーは必要最低限の利用にとどめよう

コピーや印刷をする際には、原則的に白黒コピーまたは白黒印刷としましょう。

お客様に出す資料などはカラーのほうがいい場面が多いと思いますが、社内で用いるものは基本的に白黒で十分です。

 

【8】印刷は、“2in1”又は“4in1”で

ワードやPDFなどの資料は、A4用紙に“2in1”(A4用紙に2ページ分を印刷すること)で印刷することで事足りるケースが多いです。パワーポイントの資料などは、“4in1”(A4用紙に4ページ分を印刷すること)でも十分かもしれません。

ただし、資料の利用者の年齢層によっては“老眼か否か”ということまで考慮しておくようにしましょう。

 

【9】コピーとプリンタのコストの違いを意識しよう

あるワードファイルを紙で100枚出力する場合、プリンタで100枚出力する方法と、プリンタで1枚出力したのち99枚をコピーする方法があります。さて、どちらが安く済むでしょうか?

答えは…コピー機、プリンタの契約状況や月々の利用枚数によって異なってきます。

したがって、ご自身の会社における契約状況・利用状況を確認して1枚あたりのコストを算定した上で方針を定めておくようにしましょう。

 

【10】プリンタにはリサイクルトナーを利用する

リサイクルトナーとは、使用済みのトナーを分解・洗浄・修理・部分交換し、新しいトナーを充填することにより再利用を可能にしたトナーのことです。

最大の特徴は、その安さにあります。

印字の品質が純正品に比べてやや劣る、不具合の発生確率がやや高まるなどのデメリットもありますが、それらを差し引いても価格メリットは大きいといえます。

 

【11】LED照明に変えよう

LED照明は、消費電力は蛍光灯の半分以下、一方で寿命は3倍以上です。

また、導入時にある程度のコストは発生してしまいますが、LED照明の税制優遇措置や自治体による補助金がある場合があるので、それらをうまく利用すれば意外と負担を少なく導入できる可能性があります。

 

【12】社内の利用頻度が少ない場所の照明はOFFを基本としよう

利用頻度が少ない場所、例えばトイレや人通りの少ない廊下などの照明は、利用するとき以外はOFFを原則としましょう。

照明のスイッチ近辺に、『利用時のみON』などの張り紙をしておくだけでも効果はあります。

また、センサー付の照明を利用することで、勝手に電源がOFFとなるような環境にすることも有効です。

 

【13】お昼休憩の時間は照明をOFFにしよう

お昼の休憩時間帯に、オフィスの照明を落としてしまうことも有効です。

さらにこの施策には、副次的な効果もあります。

例えば、お昼休憩の時間中に仕事ができなくなる(やりにくくなる)ため休憩時間前に仕事を終わらせようと集中力が高まります。また、暗くなることで昼寝がしやすくなり休息効率も高まります。

 

【14】消耗品は取り放題にせず、しっかり管理しよう

付箋(ふせん)やボールペン、消しゴムなどの消耗品を取り放題の状態にしておくのはやめましょう。

どんな些細なものであっても、「会社のお金」を使って購入したものです。

管理担当者を設置し備品の管理を行うだけで、利用する従業員の意識は変わります。

 

【15】出張には“出張パック”などのパッケージツアーを活用しよう

新幹線や飛行機のチケットをとり、それとは別にホテルを予約し、というケースが多いかと思いますが、出張する場所によっては“出張パック”のようなお得なプランが用意されているケースがあります。

変更やキャンセル時の規定は事前にしっかり確認しておく必要はありますが、お得なパッケージがあればそれを活用することも選択肢に入れておきましょう。

 

【16】飛行機代や宿泊代で従業員に差益が発生しないようにしよう

出張にいく従業員が自分で新幹線チケットをとり、ホテルを予約し、従業員と会社との精算は予め決められた料金(ex.飛行機であれば普通往復運賃、XXという都市であればXX円など)で行うというパターンをとっている会社の場合、従業員が差益を享受する場合があります。

差益が発生することにより、従業員の仕事に対するモチベーションが上がるならまだしも、通常はそのようなことはないと思われますので、実費精算を基本としましょう。

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第三章:中期的に取り組むべき経費削減の施策

決して難しいものではないが、実行にはちょっと時間がかかったり、関係部署の協力が必要となる経費削減案をまとめています。関係部署が協力して、中期的に取り組みましょう。

 

【17】無意味にプリントアウトをして保管している書類はないかチェックしよう

会社の文化、あるいは社風のようなものに影響されるケースも多いのですが、とにかく紙での保管を重視しすぎているケースがあります。

今は、PDFやワードやエクセルなどの形でデータが存在する場合がほとんどだと思いますので、本当にプリントアウトが必要か否かを再検討し、データ形式での保管へ移行できないかを考えてみるべきです。紙でしか存在しない場合は、それをスキャンしてデータ化して保管することも手です。

また、その際、保管コストも考慮に入れましょう。つまり、紙として保管する場合はその保管場所を確保する必要があり、実は地代(賃料のかかるオフィスの場所を占領している)という大きなコストが生じています。

さらに、情報のバックアップという観点からもデータのほうが安全です。すなわち、紙として残す場合はそれが紛失してしまえばもはや復元は不可能ですが、データの場合は適切なバックアップ体制を用意しておくことにより消失というリスクは相当程度おさえることができます。

 

【18】領収書の電子化により印紙代と郵送代を削減しよう

領収書は、必ずしも紙で発行する必要はありません。

紙で発行すると、紙代、郵送代等がかかってしまいますが、PDFファイル等の電子データで送信したり、WEB上の各種領収書発行サービスなど利用すればそれらはかかりません。

しかも、5万円以上の領収書ですと収入印紙を貼付する必要がありますが、紙で発行しなければその必要もありません。

 

【19】見積書や請求書も電子化しよう

見積書や請求書も、基本的にPDFファイル等の電子データで送信したりWEB上の発行サービスなど利用しましょう。

郵送代という経費の削減のみならず、手間の削減にもなります。

 

【20】インターネットFAXを利用しよう

最近はFAXを利用する機会は著しく減ってきています。しかしながら、全くなくなったのかといえばそんなことはありません。そのため、利用頻度は少ないもののFAX機を設置しているケースも多いのではないでしょうか。

このような場合、インターネットFAXの利用を考えてみるのもひとつの手です。インターネットFAXとは、今までFAX機で受け取っていたFAXが、指定したEメールアドレスにPDFファイルとして送られてくるサービスです。

そのため、FAX機も紙も不要になり、毎月の電話回線の料金も不要となります。しかも、メールがみれる環境さえあればいいので、外出先からも確認することができますし、スマホでのチェックも可能です。

 

【21】サーバー代は適正か比較してみよう

一定以上の会社規模になると、社内サーバー、クラウドサーバーなど、何らかの形でデータ共有を行っているかと思います。サーバーなどIT関連機器に関しては、得意不得意がはっきりと分かれる分野です。なので、もし社内に詳しい人がいない場合は注意が必要です。

例えば、メールとホームページくらいしかサーバーを利用していないのに、ハイスペックで自由度が高いレンタルサーバーを契約しているケース。この場合、料金が高いばかりでなく、自由度が高い反面セキュリティ対策への配慮も別途必要になります。

例えば、なんとなく社内サーバーのほうが安全そう、という理由で外注の管理者を雇った上で社内サーバーを設置しているケース。管理者を雇うにはそれなりのコストがかかりますが、費用対効果としてどうかはしっかりと比較検討する必要があります。

サーバー管理に関しては、技術の進歩やトレンド、価格の変動が短期的に生じるので、定期的に見積りをとるなどして、特定の会社に依存しないように注意が必要となります。

 

【22】無意味に高機能のPC(パソコン)を利用していないかチェックしよう

PCの価格は長期的にみると下落傾向です。

とはいえ、PCのスペック(機能)やブランド力によって価格差があるのも事実です。

そのため、購入の際には利用用途や目的を十分に考慮して、それに見合ったPCを、いくつか比較したうえで購入するようにしましょう。

例えば、
持ち歩くことはなく社内利用のみで、使うのはメールとインターネット、時々ワードで文書を作り、エクセルで簡単な表計算を行う程度、
ということであればかなり安い金額で購入が可能でしょう。

 

【23】保守契約は本当に必要か否かを見直そう

「保守契約」というものがあります。また、契約の名称は違えど、『何かあったら相談を受け付けます』的な契約があります。

そのような契約は、必要か否かを定期的に見直すようにしましょう。

例えば、会社にとって致命傷となり得るリスクに対応するための契約であればリスクの発生頻度が少なくても必要でしょう(ex.お寿司屋さんの冷蔵庫の保守契約⇒対応の遅れにより高額なネタが腐ってしまう)。一方、保守の発生頻度も低いし保守がなかったとしても致命傷にはならないのであればその契約は見直すべきです(ex.市販のアプリケーションソフトの保守契約)。

 

【24】電気やガスの契約プランを比較検討しよう

2016年4月からの電力自由化により、現在の電力会社だけでなく、新たに参入する電力会社からも電気を契約できるようになりました。

また、2017年4月からは都市ガスも自由化され、ガス会社も選べるようになります。

しっかりと比較して、有利なプランを選択しましょう。

 

【25】冷暖房機器の温度管理をしよう

最近では、「クールビズ」、「ウォームビズ」などの言葉が一般的になってきました。したがって、夏はそこまで低い温度に設定にする必要はありませんし、冬もそこまで高い温度に設定にする必要はありません。

そして重要なのは、それを誰かがしっかりと管理することです。従業員が勝手に温度を上げ下げできるような環境は絶対にいけません。

但し、気温に対する感覚は、例えば男女で異なるなど個人差があるので、管理責任者個人の感覚に頼らず従業員の意見を取り入れた設定にするようにしましょう。そうしないと、従業員の健康管理に問題が出てしまいます。

さらに、ドアや窓の開け閉め、換気のルールも定めておくようにしましょう。

 

【26】携帯電話の契約プランを見直そう

携帯電話、PHSの業界は、非常に厳しい競争環境に晒されています。それゆえ、契約プランが複雑でやや手間ではあるものの、しっかりと比較することにより経費削減の余地があります。

また、単純に格安SIM(シム)に変更するだけでも、月々でかなりの経費削減になりますので、ぜひ検討してみることをお勧めします。

 

【27】社内通話は、LINE・Facebook・PHSなどを活用しよう

音声通話に関しては、かなり安いプランや、無料のサービスが登場してきています。

分かりやすい例でいえば、LINEやFacebookによる通話機能を使えば一切お金をかけずに通話が可能です。

お客様との連絡手段に使うことはできないでしょうが、社内の従業員同士で利用する際にはそれらを利用するなど、検討してみましょう。

 

【28】会社支給の携帯電話の利用状況をチェックしよう

会社の従業員が、会社から支給されている携帯電話を使って、恋人や友達などとプライベートな電話をしていないでしょうか。

これは、会社にとっては無駄以外の何物でもありませんので(厳密には「業務上横領」でしょうか)、そのような事態が起こらないようにする必要があります。

すべてを厳密にチェックしないまでも、定期的にチェックをしましょう。また、そのようなチェックを行っているということを社内に周知することで事前の予防にもなります。社内周知の徹底は、会社の利益のみならず、従業員を守ることにもなりますので積極的に行いましょう。

 

【29】宅配業者と価格交渉しよう

荷物の発送を頻繁に行っている場合、宅配業者と価格の交渉をしてみましょう。

一般的には、発送する荷物の数が多ければ多いほど料金は安くしてくれますし、宅配業者間の競争が激しい地域なども安くしてくれる可能性があります。

何も聞かないで勝手に無理だと決めつけるのが一番よくありませんので、まずは聞いてみましょう。そして、短期的にではなく長期的に話をしていくようにしましょう。

 

【30】無駄に再リース料を支払っていないかをチェックしよう

期間が長期のリース取引(ex.リース期間5年の車両のリース)は、多くの場合金融取引の要素が強くなります。つまり、リース会社からお金を借りてリース物件を購入し、それをリース期間に渡って返済する取引、と考えられます(「リース」については、こちらの記事も参考にしてください)。

別の見方をすると、当初のリース期間を超えて、再リース契約をした場合に支払うリース料は金融取引ではなく(元本の返済でもないし利息の支払でもない)、特に根拠のない支払いということになります(リース会社にとっては丸々利益となる)。

支払っているリース料の根拠をしっかりと確認した上で、再リース料を払い続けるのか、その他の選択肢があるのかを検討するようにしましょう。

 

【31】手数料のボリュームディスカウントの交渉をしよう

「手数料」という名の、分かったような分からないような経費があます。この「手数料」については、実はボリュームディスカウントの余地があります。

代表的なのが、銀行振込の際の振込手数料。例えば、従業員が多くいる会社などは、給与支払いの際の振込手数料はばかになりません。その他、経費の支払の際の振込手数料も、塵も積もれば山となるで、実はかなり高額になっていたりします。

金融機関の担当者に聞くだけならタダですので、まずは聞いてみましょう。また、他の金融機関が安いのであれば、そちらと比較検討するのも効果的です。最初からあきらめないことが肝心です。

 

【32】法人向けのクレジットカード(法人カード)で銀行振込手数料を削減しよう

法人向けのクレジットカード(以下、法人カード)というものがあります。クレジットカードというと個人名義のカードをイメージすると思いますが、それの法人版です。

個人のクレジットカードと同じく審査を通る必要はありますが、作っておくと経費削減に大いに役立ちます。

クレジットカードでの支払いの最大の特徴は、手数料が不要なことです。年会費がかかるケースも多いですが、それも大きな金額ではありません。銀行振込手数料の削減効果のほうが大きい場合の方が多いので、特に振込の件数が多い企業の場合は検討してみる価値は十分にあります。

 

【33】法人向けのクレジットカード(法人カード)でポイントやマイレージを貯めよう

法人カードを利用すると、それに伴ってポイントが貯まるのでそれを利用することで経費削減になります。

また、すべての法人カードではありませんが、個人ではなく法人にマイルを付与してくれるカードもあります。

費用対効果を考えて利用の判断をしてみましょう。

 

【34】賃貸家賃を長期的に交渉しよう

事務所や店舗などの家賃交渉をしたことはあるでしょうか?このあたりは地域的な文化の違いや、ちょっとした考え方の違いといった影響大きい部分かもしれません。

仕入業者に対しては値切る、あるいは家電量販店で家電を購入するときには値切る人でも、事務所家賃に関しては意外と値切らなかったりします。

賃貸家賃に関しても、周辺相場の動向にもよりますが意外と値切れる場合があるので、まずは話をしてみましょう。家電と違っていきなり成功することは少ないかもしれませんが、長期的に話をし続けることが大切です。

 

【35】安価な賃料のビルへ引っ越すことを検討してみよう

動きとしてはかなりの手間となるので考えること自体を拒否しがちですが、事務所自体を安価な賃料のビルへ移してしまうのもひとつの手です。

賃料に代表される固定費は、長期的にボディブローのように効いてきます。

もちろん、事務所や会社所在地は、単純に値段の安さだけで決まる問題でもないため慎重な検討が必要とはなりますが、一度俎上(そじょう)に乗せてみてはいかがでしょうか。

 

【36】通勤費は6ヶ月定期の料金をベースに支給しよう

通勤費は、6ヶ月の通勤定期券の料金を基準にして支給しましょう。

1ヶ月定期代を基準にするとの6か月定期代を基準にするのとでは、おおよそ1割程度は金額に差が出てしまいます。

 

【37】カーシェアリングの利用を検討しよう

特に都市部にある会社の場合、社用車を保有することは、駐車場代なども含めるとかなりのコスト負担となります。

とはいえ、事業の内容や立地場所によっては、車の利用が必須の場合もあるでしょう。

そのような場合、カーシェアリングの利用を検討してみてはいかがでしょうか。固定費の削減に大きく貢献する可能性があります。

 

【38】エコカーを社用車として、燃費や減税のメリットを得よう

エコカーは燃費が良いのはもちろん、エコカー減税による経費削減効果もあります。

エコカー減税とは、環境性能に優れたクルマに対する自動車税・自動車重量税・自動車取得税の税制上の優遇措置です。但し、優遇措置の適用期間には注意しましょう。

 

【39】コピー機・複合機のカウンター料金の引き下げ交渉をしよう

コピー機や複合機をリースする場合、『月々の定額リース料金』に加えて『カウンター料金』というものが必要になります。

カウンター料金とは、トナー代や機器メンテナンス料金など諸々の費用を、コピー枚数に比例する形でまとめて『カウンター料金』として請求されるものです。かなりザックリとした相場としては、白黒2~3円/枚、カラー20円/枚、程度でしょうか(価格は参考程度にとどめてください)。

このあたりは、かなり価格競争も起きているので、必ず相見積もりをとってその時々の相場を確認してから意思決定を行うようにしましょう。

 

【40】無駄な会費がないかチェックしよう

損益計算書(PL)の中の“販売費及び一般管理費”の帳簿をざっと見渡してみると、摘要欄などに「XX会費」といった項目が出てくることがよくあります(勘定科目でいうと、諸会費勘定、新聞図書費勘定、雑費勘定などをみてみましょう)。

それらの会費が本当に必要なものかどうか、一度確認してみましょう。

ひとつひとつの金額があまり大きくないため、なんとな~く毎年払ってしまっているものがあったりするので、そのような会費は退会するなどの処置をとりましょう。

 

【41】定期購読の見直しをしよう

上記の会費と似た性質になりますが、必要のない定期購読をなんとなく続けてしまっていないでしょうか。

年に1度は、定期購読の必要性をチェックする機会を設けましょう。

 

【42】保険は定期的に見直しをしよう

生命保険、損害保険などは定期的に見直しを行いましょう。

会社は事業の状況に応じて変化するため、既存の保険契約が合わなくなってしまっているケースがあります。

また、生命保険は、保険そのものの理解、税金への影響の理解、利用目的の理解など、判断には幅広い知識が必要となります。そのため、定期的に専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

余計な保険に入ってしまっているケースもあれば、逆に、必ず入っておくべき保険に入っていないというようなケースもあったりするので要注意です。

 

【43】雑費勘定の中身をチェックしよう

会計帳簿の中で、「雑費」勘定には注意しておきましょう。

この勘定科目の中には、“少額だけどなんかよく分からないような支出”が入ってくるケースが多いです。

よく分からない支出、会社に貢献するのかどうかが不明な支出が生じていないか、「雑費」勘定を見直すことによってチェックしましょう。

 

【44】社内研修は“eラーニング”の活用を検討しよう

ある程度会社の規模が大きくなってきた場合や、地域的に分散している組織の場合などは、全員が集まって行う集合研修ではなく“eラーニング”による研修にしたほうがコスト的には低く抑えられる可能性があります。

全員が顔をそろえることに意味を見出すケースは別ですが、単純な知識の補充を目的とした社内研修などでは“eラーニング”の活用を検討してみてください。

 

【45】社会保険料の節約を検討しよう

厚生年金保険料、健康保険料等の社会保険料は、労使折半、すなわち、従業員と会社が半分ずつ負担します。

そして、それらの金額の決まり方の大きな特徴は、標準報酬という単純な額面給与額とは異なる金額がベースとなり、また上限があるという点です。これらの特徴をうまく利用することで社会保険料を節約することができる場合があります。

ただし、必ずしもメリットだけでもないため、信頼できる専門家に相談したうえで判断することをお勧めします。

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第四章:組織体制や業務フローを見直すことで経費削減につなげよう

組織体制や業務フローを見直すことで、中長期的に効果が現れる事項をまとめました。

特に人件費は、とても高く、かつ、簡単にはカットできない費用です。人件費は、売上拡大等に結び付く業務に集中させ、それ以外の業務は徹底的に減らすことにより、中長期的なコスト削減を目指しましょう。

 

【46】原則として相見積もり(あいみつもり)をとることを徹底しよう

仕入や各種経費など、支出を伴う項目は原則として相見積もりを取ることを徹底しましょう。

特に、長い間、特定の業者のみと取引をしている場合や、自社側の担当者も長年変わっていないような場合、時代の流れから隔離された取引条件となってしまっているケースがあります。

取引先と信頼関係を築くことは重要ですが、ビジネスである以上、一定の緊張感を保つことも一方では必要です。

また、例えば、『会社のルールとして定期的に相見積もりを取ることが定められた』など、現場の担当者が実際に動きやすくなるようなある種の“言い訳”を用意してあげることも重要です。

 

【47】仕入先の1社依存はやめよう

仕入先でも得意先でも同様ですが、1社依存の状態は避けるようにしましょう。

相見積もりの話と重なる部分もありますが、適正な競争状態が保たれるような状態を維持することが大切です。

 

【48】適正在庫量を把握して余剰在庫を減らそう

必要以上に在庫を持つことのデメリットは非常に大きいです。

例えば、無駄な賃料の発生、在庫管理に伴う手数の発生、資金の固定化(資金繰りを圧迫)、陳腐化リスクの上昇、などです。

“適正在庫量を把握する”というタスクを明確に認識し、それに基づいた在庫管理を徹底しましょう。但し、適正在庫の管理は経営戦略とも密接に関わる事項であるため、経営戦略として明確に位置付けるようにしましょう(現場の勝手な判断で行わないようにしましょう)。

 

【49】社内LANによる情報資源の共有をしよう

時間コストを削減するためには、適切に情報の共有化が図られている必要があります。

例えば、従業員Aさんと従業員Bさんの情報共有の手段がUSBメモリしかないとしたら、網羅的な情報共有もできないし、かつ、適時の情報共有もできないでしょう。想像しただけでも面倒くさいですよね。

情報共有のための仕組みを整理することは、時間コストの削減に大きく貢献します。

但し、情報共有には一定のリスクが生じるケースもありますので、リスク管理の観点からの検討も忘れずにするようにしましょう。

 

【50】エクセルが不得意な人のために、定期的に人目が入る体制としよう

社内の様々な情報の管理をするために、エクセルは必須のツールです。しかし、その習熟度は個人差が非常に大きいです。

その結果、エクセルをうまく構成すれば数分で完了してしまう作業に、実際は数時間を要してしまっているなんてことは、結構ざらに見かけます。する必要のない作業で残業が発生し、残業代を支払うなどという事があれば、それこそ無駄の極致です。

エクセルにある程度習熟した人が定期的にチェックするだけでも状況はかなり改善されますので、ぜひ定期チェックを実施してみてください。

 

【51】『ホウレンソウ』を禁止してみよう

『ホウレンソウ』、すなわち、「報告・連絡・相談」の禁止。これは、未来工業株式会社の創業者である山田昭男氏がおっしゃっていることです。

「ホウレンソウの徹底」は当たり前のように言われることがありますが、本当に必要かどうか、何のために必要なのか、をあらためて考えてみると実は必要なかった、その時間こそが無駄だったということも多いと思います。

会社は利益をあげる必要があり、どんな活動であっても最終的にはその目的につながっている必要があります。ホウレンソウの目的が、

  • 実はよくわかっていない、
  • 実は管理職を満足させるためのものだった、
  • 実は誰かの社内評価をあげるためのものだった、

というような状態であれば、その『ホウレンソウ』は即刻やめるべきです。

「禁止」は極端かもしれませんが、無駄な『ホウレンソウ』をあぶり出すことでかなりの無駄を排除することができます。

 

【52】話せば30秒で済むことを、わざわざ6分かけてメールで報告していないかをチェックしよう

今は、メールやチャットなどでコミュニケーションをとることが圧倒的に多くなっています。

メールやチャットは、その内容が記録として残るという点は大きなメリットですが、一方で、時間がかかるという大きなデメリットがあります。

さらに、上司から部下へ送るメールを作成する場合に比べ、部下から上司へ送るメールを作成する場合は、時間が圧倒的に多くかかります。言葉遣いや正確性など気を遣う部分が多いからです。

したがって、記録を残したりする必要のないコミュニケーションは、口頭や電話などを利用することで時間の圧倒的な節約になります。

 

【53】目的を忘れ、慣例化している業務はないかチェックしよう

組織が大きくなればなるほど起こりがちです。例えば、

  • この表は何のために作っているのか?
  • このチェックは何のためにしているのか?
  • このミーティングは何のためにしているのか?

目的を明確にすることで無駄はあぶり出されてきますので、今一度確認しておきましょう。

 

【54】特定の人にしか分からない業務があれば要注意(業務のブラックボックス化)

あなたの会社にブラックボックス化してしまっている業務はありませんでしょうか?

例えば、”この業務はAさんしか分からない”とか”この表の意味するところはAさんしか分からない”、みたいな状況があれば要注意です。

蓋を開けてみると、”業務のやり方が超非効率”かもしれませんし、”表自体はやたら複雑だが重要な部分は実は一部にすぎなかった”ということもあるかもしれません。最悪の場合、”実は全く必要のない仕事だった”なんてこともあるかもしれません。

コストの中でも人件費は非常に高いコストですので要注意です。

ちなみに、特定業務のブラックボックス化は、不正や横領の温床になるケースが非常に多いので、その観点からも注意しておくようにしましょう。

 

【55】従業員が保身を目的として行っている業務がないかチェックしよう

オーナー社長の場合、頭の中は、売上をあげること、利益を出すこと、キャッシュフローを増やすことに意識が向いているでしょう。

しかし、従業員の場合は必ずしもそうでない場合があります。

会社の売上や利益やキャッシュフローはさておき、自分の出世だったり、社内での過ごしやすさ、社内での自分の居場所の確保、などに意識が向いてしまっている可能性があります。このような状況の洗い出しは、実際はかなり難易度が高いのですが、「何のために行っている業務なのか?を3回追求」していくと状況がみえてくるかもしれません。

 

【56】クラウドソーシングサービスで代替できないかをチェックしよう

「クラウドソーシング」という言葉をご存知でしょうか?

クラウドソーシングはここ数年で急激に普及してきているサービスで、インターネットを介して様々な業務、例えば記事のライティング・ロゴのデザイン・プログラミングなどを依頼するものです。代表的なクラウドソーシングのサイトといえば、「クラウドワークス」、「ランサーズ」などがあります。

このクラウドソーシングサイトを通じて業務を発注すると、かなりコストを抑えられる場合があります。すなわち、社外へプロジェクト単位で発注することができるため、自社で人件費としてコスト負担する必要もなくなります。

さらに、クラウドソーシングサイト内での競争原理が強く働くため、プロジェクトあたりのコストもかなり低く抑えることができます。

 

【57】アウトソーシング化を検討しよう(能力の高い主婦などをやとったほうがいい場合もある)

上述したクラウドソーシングの利用もアウトソーシングの一部ですが、さらに広い意味でアウトソーシングを検討することでコスト削減が期待できます。

自社内で業務を抱えることの一番の問題は人件費です。人件費は、単純に高いという特徴以外にも、簡単にカットができない(解雇できない)という特徴があります。

会社の中核業務は別ですが、事務作業・単純作業などの業務は思い切ってアウトソースしてしまうことも選択肢として検討しましょう。

また、子育て等の事情により正社員としては働けないが、実はかなり高い能力・スキルを持っている主婦を活用するための施策を考えてみるのもひとつです。

 

【58】宣伝広告費・販売促進費などの効果測定をすることで、不必要な経費を見極めよう

中小企業や個人事業主は、広告宣伝費や販売促進費を支出する際にはしっかりと効果測定をしましょう。

中小企業や個人が出す広告は、超大企業が自社のブランディングのために出す広告とは全く意味合いが違います。中小企業であるからこそ、目的を明確にし、ターゲットから逆算する形で媒体を見極め、広告からの導線設計を行い、全体戦略の明確なスケジューリングをし、そして、その効果測定をしっかりと行うべきです。

逆に、それをしないで”何とな~く”広告を出すことはやめましょう。

 

【59】郵便代・郵送代をそもそも必要なのかという観点からチェックしよう

ここ20年程度でインターネット環境は劇的に進歩しています。インターネットを介して、かなり重いデータでもやり取りが可能になっています。

そんな環境変化があるにも関わらず、意味もなく「紙」でのやり取りにこだわっていないでしょうか?

紙で出力し郵送する必要があるのか否かをあらためて見直してみましょう。

 

【60】社内の席の配置はPC画面が相互チェックされるようにしよう

非常に些細なことですが、意外と効果は大きいです。

今はPCを通してインターネットという無限の世界に簡単にアクセスすることが可能です。そして、人間は基本的にストイックな生き物ではありません。目の前の仕事から簡単にインターネットの世界に逃げ出すことのできないように、あらかじめ予防線を張っておきましょう。

自分のPC画面が他人の目から完全に隔離された状態にあれば、インターネットという誘惑に負けてしまう確率が高まります。したがって、そうならないよう席の配置を工夫する必要があるのです。それによって、業務時間中の集中力が高まり残業代削減につながります。

 

【61】社内書類を電子化し、保管コストを減らそう

書類の保管コストは決して小さくありません。特に、賃料の高い地域の会社であればあるほど、書類が占領している面積あたりの料金はかなりの金額になります。

紙としての保管が必要かどうかを再検討し、電子化可能なものは電子データとして保管することを検討しましょう。

但し、データのバックアップ体制はしっかりと整えておきましょう。

 

【62】インターネットバンキングを利用して銀行店舗に行く手間を減らそう

インターネットバンキングを利用することで振込手数料が安くなることがありますし、何よりも銀行店舗への移動時間、窓口での待ち時間などが削減できます。また、各種手続きの手間や振込手数料、操作性などを考えるとインターネット専業銀行を使うのもひとつの手です。

最初の手続きなどは少し面倒だったりしますが、その後は経費削減に貢献するでしょう。

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第五章:経営陣を中心に全社施策として実行すべき経費削減案

経営陣を中心としたトップダウンでプロジェクトを進めないと、そもそも何も進まないような経費削減案をまとめました。やれば効果も大きいので、ぜひ積極的にすすめましょう。

 

【63】役員の接待交際費が『聖域化』しないようなルール作りをしよう

会社として管理が難しい経費のひとつに”接待交際費”があります。特に、社長をはじめとする役員の”接待交際費”。

まず、接待交際費に関しては、その効果測定ができません。また、それこそ”経営者としてのセンス”によるところも大きく、効果がすぐに現れる場合もあれば、20年後に現れる場合もあります。

それゆえ、必然的に”チェックが入りにくい”ものとなります。また、経理部長などの役職者であっても、社長に意見はしにくいでしょう。

だからといって、社長や役員の『聖域』にしてしまってはいけません。少なくとも大きな金額の支出を伴う場合には、誰かしらのチェックが必要な状況にしておくべきですし、社長をはじめとする役員は、自らを律する意味でも社内ルールを明確化しておくべきです。

 

【64】遊休資産への対応を後回しにしない

それなりの金額で購入したにも関わらず、遊休、つまり全然活用できていない資産はないでしょうか。大きなものだと、土地などの不動産、車両、何らかの機械設備、ゴルフ会員権やリゾート会員権などでしょうか。

このような資産は、投下した資金の固定化を招いているだけでなく、各種関連費用が生じているケースもありますし、固定資産税などの税金が生じるものもあります。

活用ができていない資産は、売却等の処分を行うことにより、経費削減のみならず、資金繰りの改善にも寄与するかもしれません。対応を後回しにすることなく、会社としての意思決定を早急に行いましょう。

 

【65】管理部門の全社に占める比率を管理しよう

経理部、管理部、人事部、総務部、経営企画部などの、いわゆる管理部門の人件費の全体人件費に対する比率をしっかりと管理しましょう。何パーセントが正解という答えがあるわけではありませんが、数値管理を徹底し極限まで低くする努力をすべきです。会社はとにかく利益を稼ぎ出すことを第一に考えないといけません。

ちなみに、ホギメディカル創業者の保木将夫氏は、東洋経済社のインタビューの中で、『直接費と間接費の割合は9対1が適正だと考えています。業種にかかわらず、普通は7対3が一般的です』と語っています。

また、「ホウレンソウの禁止」の項でご紹介した未来工業株式会社の本部人件費比率は2パーセント以下で、徹底した現場主義を貫いているとのことです。

 

【66】キレイな社内資料を禁止しよう

タイトルはやや極端な表現ですが、社内会議で使う資料の「見た目」を必要以上にキレイにすることには全く意味がありません。

テーマや内容のポイントが参加者に伝わればいいのであって、それさえ達成できれば必要以上に凝る必要もありません。パワーポイントである必要も全くありませんし、ワードやメモ帳で十分です。

無駄に凝っている間にも、自らの人件費がコストとして発生し続けているということを意識させましょう。

 

【67】経費削減のアイデアを社内から広く募集しよう

ひとりで考える経費削減のアイデア数と100人で考える経費削減のアイデア数は、普通に考えて100倍違います。

ここでのポイントは、アイデア提供者に対しては明確なリターンを用意しておくことです。分かりやすく報奨金でも構いませんし、人事評価上のメリットでも構いません。

100万円の経費削減は、すなわち100万円の利益アップです(100万円の売上アップは仕入費用などを考慮すると、100万円の利益アップには必ずしもなりません)。これを、しっかりと評価してこそ経費削減に対する全社的なモチベーションアップにつながります。

 

【68】社員のちょっとした不満や悩みを吸い上げる仕組みを用意しよう

これは仰々しくやらずに気軽に意見が出るような仕組みにすることが大切です。

ふと感じた不満や業務上の悩みの中に、業務改善や経費削減のヒントが眠っていることがあります。

気軽に書き込めるノートを用意する、不満を投げかけるようの特定のメールアドレスを用意するなどして、ちょっとした不満を吸い上げましょう。とにかく気軽にできるようにすることが大切なので、書き込んだ人に何らかの責任が生じるような形には絶対にしてはいけません。むしろ、良いヒントを書き込んだ人には積極的に報奨を用意してあげましょう。

 

【69】会社の経理帳簿を隅々まで見渡してヒントを探ろう

会社の帳簿には会社の動きのすべてが記録されているといっても過言ではありません。

したがって、『経費削減』という観点から、一度、帳簿を隅々までチェックしてみましょう。ポイントは、『経費削減』という観点のみに絞ってチェックすることです。

 

【70】インターネットを利用した会議に変更し、移動時間コスト及び交通費を削減しよう

会社では、日々多くの会議が行われているでしょう。さらに、取引先とも多くの会議が設定されているケースも多いでしょう。

その会議を、そもそも必要か、インターネットを通じた会議で代替できないか、という観点から今一度チェックしてみましょう。

移動にかかる時間コスト及び交通費の削減につながる余地は多いにあるでしょう。

 

【71】全く同じ作業を複数部署でダブって行っていないかチェックしよう

それなりに大きい組織で起こりがちですが、全く同じ作業を、それぞれ違う部署で行ってしまっている場合があります。

例えば、経理部が役員報告のために本社人件費比率の集計を行っている一方、経営企画部でも今後の収益構造の予測のために全く同じ集計をおこなっている、等の場合です。

このような状況を発見するのは、組織横断的にチェックしないといけないため、結構大変です。日々の作業をこなしているだけでは絶対に気づかないからです。

目的を明確に定めたプロジェクトを、トップダウンで立ち上げ実行する必要があります。

 

【72】管理部門(間接部門)であっても、売上を生み出してもいいんだという風土を作ろう

管理部門(間接部門)だからといって、売上を生み出してはいけないという決まりはありません。

本来の業務をおろそかにするのは問題外としても、会社の既存の資産や能力を生かして、外部の需要(顕在需要のみならず潜在需要も)に対して供給を行うことができるのであれば積極的にすべきです。管理部門(間接部門)のほうがむしろ、「会社の既存の資産や能力」をよく把握しているのではないでしょうか。

小さなアイデアの芽をつぶさずに生かすような組織風土を目指しましょう。経費削減のアイデア募集と合わせて実行するのもひとつの手です。

 

【73】マニュアル化すべきものは徹底的にマニュアル化し、パート・アルバイトや外注の利用を検討しよう

マニュアル化を徹底することにより単純な事務作業に落とし込めるものはないでしょうか。日々の業務の中で何となく、「マニュアル化して、パートさん等に任せられそうだな~」と感じたことが何度かはあると思います。

その際に問題になるのは、マニュアル化するには一時的には追加の労力が必要だ、ということです。

マニュアル化できそうな業務をしっかりと吸い上げ、組織として実行できるような体制としましょう。

 

【74】「営業戦略」と「移動のための時間コスト」を総合的に見直そう

取引先との打合せのための移動など、「移動」という行為がゼロということはあまりないでしょう。

ここで今一度認識すべきは、「移動」という行為自体は直接的には売上を生み出していないということです。その割に、「移動」していることで何かしらの満足感を感じてしまったりするので(ex.「俺って仕事がんばってるな~」みたいな)、注意が必要です。

また、「移動」が多いということは、地理的に営業資源を集中できていないということと同義です。いわゆる『ランチェスター戦略』の「弱者の戦略」における”局地戦の展開”、すなわち、地域的に1点集中ができていないということになります。

移動時間とそのコストを数値管理し、営業戦略と合わせてチェックをしましょう。

 

【75】『正社員』がやるべき業務を明確化して絞り込もう

正社員がやるべき業務は、売上アップ、利益アップ、キャッシュフローアップに貢献する業務に他なりません。

もちろん、直結するのではなく間接的に寄与するような業務も多いでしょうが、それでも「自分の業務がなぜ売上等のアップにつながるのか?」ということを意識する必要があります。そして、上司は部下にそれを明確に説明する義務があります。これらを社内の共通認識として徹底しましょう。

もし正社員にも関わらずそのような業務を行っていないのであれば、その業務は外注やパート・アルバイトに強制的にでも移してしまいましょう。

 

【76】早朝出勤や残業を行う場合は、事前申請を原則としよう

早朝出勤や残業などの時間外労働を行う場合は、事前申請に基づくことを原則としましょう。

何らかの規律がないと、従業員がダラダラと残業してしまうのは火を見るよりも明らかですし、残業代が発生するとなるとなおさらです。

勤務時間内に集中して業務を終わらせるということが当たり前の文化を創り出しましょう。

 

【77】減資によって得られる税制上のメリットを検討してみよう

減資とは、会社の「資本金」を減らす手続きです。増資と違って減らす方向なのでネガティブなイメージを抱くかもしれませんが、状況によっては税制上のメリットを受けられる可能性があります。

例えば、資本金1,000万円を境に法人住民税均等割りの金額が変わりますし、資本金1億円を境に軽減税率の適用や外形標準課税の適用が判断されます。これ以外にも、税務上の扱いで変わる点がいくつかあります。基本的に、資本金が小さいほうが、税制上は優遇されることが多いです。

最近の事例でいうと、シャープや吉本興業が税制メリットを目的として減資を行ったことが話題となりました。

但し、メリットだけでもないので、顧問税理士・弁護士等に相談の上判断を行うようにしましょう。

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第六章:会社の経費削減アイデア77選まとめ

以上、会社や個人事業の経費削減のアイデアを77個チョイスして紹介しました。

個別の経費削減アイデアをひとつひとつ実行していくのももちろん重要なのですが、それと同じかそれ以上に、経費削減のアイデアが自然と集まり実行されるような組織を作ることが大切です。そして、それは社長をはじめとする経営陣が中心となって進めなければ実現することはできません。

今回紹介したアイデア、あるいは、用意した無料E-Book【経費削減アイデア111選】を使って、ぜひとも継続的に社員一丸となって経費削減に取り組んでみてください。

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